Quittance de loyer : ce que dit la loi et quand la remettre
Une quittance de loyer est un reçu : elle prouve que le loyer a été réglé. Le bailleur doit la délivrer gratuitement dès que le locataire la demande, et jamais avant d'avoir encaissé.
Une obligation, mais seulement sur demande
L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. Aucun frais ne peut être facturé pour son établissement ou son envoi, et une clause du bail qui prévoirait le contraire serait sans effet.
L'obligation ne naît qu'à la demande du locataire. Rien n'empêche cependant de l'envoyer systématiquement chaque mois : c'est la pratique la plus simple, et elle évite d'avoir à reconstituer des années d'historique le jour où le locataire en a besoin pour un dossier.
Ce que la quittance doit indiquer
La quittance doit distinguer le loyer et les charges. Cette distinction n'est pas cosmétique : elle conditionne la régularisation annuelle des charges, et le locataire doit pouvoir vérifier ce qu'il a versé à chaque titre.
- L'identité du bailleur et celle du locataire
- L'adresse du logement loué
- La période couverte, mois par mois
- Le montant du loyer hors charges
- Le montant des charges, séparément
- Le total effectivement reçu, et la date
Ne jamais quittancer un loyer impayé
C'est l'erreur la plus coûteuse, et elle est fréquente. Une quittance atteste d'un paiement reçu. L'émettre alors que le loyer n'a pas été versé revient à signer une reconnaissance que la dette est éteinte.
Si le locataire produit cette quittance devant un juge, le bailleur se retrouve à devoir prouver le contraire de ce qu'il a lui-même écrit et signé. La créance devient très difficile à recouvrer.
En cas de paiement partiel, on ne délivre pas de quittance mais un reçu, qui mentionne la somme versée et précise que le solde reste dû. La quittance ne vient qu'une fois le terme intégralement réglé.
Le bon ordre des opérations
Le cycle mensuel se déroule toujours dans le même sens : le loyer est appelé à l'échéance prévue au bail, il est encaissé, et la quittance est émise ensuite. Inverser les deux dernières étapes fait perdre au bailleur la preuve de sa créance.
Questions fréquentes
La quittance de loyer est-elle payante ?
Non. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose sa transmission gratuite. Aucun frais d'établissement ou d'envoi ne peut être réclamé au locataire.
Peut-on envoyer une quittance par email ?
Oui, si le locataire y consent. La transmission par voie dématérialisée est admise ; à défaut d'accord, elle se fait sur support papier.
Que faire si le locataire ne paie qu’une partie du loyer ?
On délivre un reçu pour la somme versée, en précisant que le solde reste dû. La quittance n'est établie qu'une fois le terme intégralement réglé.
Combien de temps faut-il conserver les quittances ?
Trois ans au minimum, durée pendant laquelle une action en paiement des loyers reste possible. En pratique, les conserver pendant toute la durée du bail et quelques années après évite bien des difficultés.
Cette page décrit la réglementation applicable en France métropolitaine et vaut information générale, non conseil juridique. En cas de litige, l'avis d'un professionnel reste nécessaire.