Régularisation des charges locatives : méthode et décompte
Les provisions pour charges sont des avances. Une fois par an, le bailleur compare ce qu'il a appelé aux dépenses réellement engagées, et rend ou réclame la différence — avec un décompte détaillé à l'appui.
Une obligation annuelle, pas une faculté
Quand le bail prévoit des provisions pour charges, l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose de les régulariser au moins une fois par an. Ce n'est pas une option laissée à l'appréciation du bailleur : les provisions sont des avances sur des dépenses réelles, et le locataire a droit au compte exact.
Un mois au moins avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges. Si la régularisation n'a pas été faite dans l'année qui suit l'exigibilité des provisions, le locataire peut demander à étaler le paiement du rattrapage sur douze mois.
Le décompte n'est pas un simple solde. Il détaille les postes, ce qui permet au locataire de vérifier que rien d'indu ne lui est réclamé.
Toutes les charges ne sont pas récupérables
Seules les dépenses figurant au décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être répercutées sur le locataire. La liste est limitative : ce qui n'y figure pas reste à la charge du bailleur, même si le bail prétend le contraire.
La distinction la plus mal comprise concerne les travaux. L'entretien courant est récupérable, le remplacement d'un équipement ne l'est pas. Réparer une chaudière relève du locataire, la changer relève du propriétaire.
- L'eau froide, l'eau chaude et le chauffage collectif
- L'électricité des parties communes
- L'entretien des espaces verts et des parties communes
- L'entretien courant de l'ascenseur et des équipements
- La taxe d'enlèvement des ordures ménagères
- En revanche : jamais les gros travaux, les honoraires de syndic, ni la taxe foncière hors part ordures ménagères
Répartir au prorata des mois d'occupation
Les charges se calculent pour l'année entière et par logement, mais un locataire ne supporte que la part correspondant à sa période d'occupation. Un bail commencé en mars ne supporte que dix douzièmes des charges annuelles.
La vacance reste à la charge du bailleur. C'est logique et pourtant souvent oublié : les deux mois pendant lesquels le logement était vide ne peuvent être imputés ni au locataire sortant, ni à l'entrant.
Le décompte doit dire cette proportion noir sur blanc. Un locataire qui lit « quote-part sur dix mois d'occupation » comprend son calcul ; un montant sans explication appelle la contestation.
Justifier, et pendant combien de temps
Les pièces justificatives des charges doivent être tenues à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. Il peut venir les consulter, et depuis la loi ALUR le bailleur doit transmettre par voie dématérialisée, sur demande, le récapitulatif des charges du logement.
Conserver les factures classées par année n'est donc pas une précaution de comptable maniaque : c'est la condition pour pouvoir opposer un décompte à un locataire qui le conteste.
Le cas du forfait de charges
En location meublée, le bail peut prévoir un forfait de charges au lieu de provisions. Le forfait n'est alors ni régularisable ni révisable en cours de bail : le bailleur en supporte le surcoût comme il en garde l'excédent.
Le forfait simplifie la gestion mais transfère le risque. Il ne se justifie que si les charges sont stables et bien connues, ce qui suppose au moins un exercice complet d'historique.
Questions fréquentes
À quelle fréquence faut-il régulariser les charges ?
Au moins une fois par an lorsque le bail prévoit des provisions. Le décompte par nature de charges doit être communiqué au locataire un mois au moins avant la régularisation.
Que se passe-t-il si le bailleur oublie de régulariser pendant plusieurs années ?
La créance n'est pas perdue, mais le locataire peut exiger d'étaler le rattrapage sur douze mois dès lors que la régularisation n'a pas eu lieu dans l'année suivant l'exigibilité des provisions. Le recouvrement des charges se prescrit par trois ans.
La taxe foncière est-elle récupérable sur le locataire ?
Non, à l'exception de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, qui y figure et se récupère. Le reste de la taxe foncière demeure à la charge du propriétaire.
Le locataire peut-il demander à voir les factures ?
Oui. Les pièces justificatives sont tenues à sa disposition pendant six mois à compter de l'envoi du décompte, et le récapitulatif peut lui être transmis par voie dématérialisée s'il le demande.
Qui paie les charges pendant la vacance du logement ?
Le bailleur. Les mois où le logement n'est pas loué ne peuvent être imputés à aucun locataire : la répartition se fait au prorata des seuls mois d'occupation.
Cette page décrit la réglementation applicable en France métropolitaine et vaut information générale, non conseil juridique. En cas de litige, l'avis d'un professionnel reste nécessaire.